Ser organizado não é algo pra todos. Tem gente (muita gente) que simplesmente não consegue ser.

Tentei diversos aplicativos no celular pra controlar datas importantes ou pagamentos, mas acabei ficando mesmo com o tradicional arquivo de anotações, o famoso bloco de notas do computador. O que importa é que funciona.

Dessa dificuldade que assola uma legião de pessoas, me veio a ideia de explicar como um escritório artístico consegue manter em ordem dezenas de informações a respeito de um artista. Ou dois. Ou três. Ou mais.

Se nosso dia-a-dia, nossos compromissos e nosso dinheiro são difíceis de administrar sem o mínimo de disciplina, imagine um escritório com 3 artistas, 3 agendas de shows, 3 materiais de divulgação…

Um dos programas usados hoje no mercado sertanejo se chama ShowLution (um trocadilho com a palavra Solution = Solução), e é ele que eu escolhi pra tentar explicar, da forma mais simples possível, como se organiza internamente um escritório.

O desenvolvedor/programador do software é um ex-produtor da dupla Humberto e Ronaldo, Antonio Jack, que deixou de trabalhar com os cantores justamente pra se dedicar ao projeto.

Hoje, o programa é utilizado por Luan Santana, Chitãozinho e Xororó, Michel Teló, Cristiano Araújo, Jads e Jadson, Sandy e Só Pra Contrariar, pra citar os nomes mais conhecidos.

(clique na imagem para vê-la maior)

A imagem acima é apenas uma pequena amostra de tudo o que o programa oferece (ele não quis entregar todo o jogo, naturalmente), mas o mais interessante está justamente nesta imagem.

Na palheta de opções, nota-se que se tem em mãos a agenda, artes (banners, flyers e etc), contatos, calendário de divulgação, estoque (de CD’s e outros produtos promocionais), pedidos de datas e agenda de promoções, além de outras opções que não apareceram por questões de privacidade.

Na agenda acima, as cores diferentes significam status diferentes: datas fechadas, datas aguardando confirmação, datas de rádio, período em estúdio e etc.

O que mais me impressionou, e que não tem como ser postado aqui por conta do tamanho da imagem, é a ficha técnica de cada cidade/show. Ao clicar sobre o nome da cidade na agenda (Contagem/MG, por exemplo), é aberta uma página repleta de informações das mais variadas, do telefone do motorista da van da banda até o valor pelo qual o show foi vendido e qual a % que precisa ser paga ao contratante.

Duas perguntas que você talvez esteja se fazendo são: por qual motivo esse software é escolhido se há dezenas que se propõem a algo semelhante? Uma planilha caprichada no Excel não daria na mesma?

Fiz essas duas perguntas ao desenvolvedor.

“São dois motivos. O primeiro é que a informação está em um lugar só para toda a equipe acessar. Isso diminui as falhas de comunicação. Cada usuário do sistema tem seu nível de permissão de acordo com o que o escritório quer que ele veja. Então todas as informações relevantes estão a um clique de distância.

O segundo fator é a linguagem. O sistema foi desenvolvido voltado para o show business. Não foi adaptado. Então o usuário do sistema trabalha em uma linguagem que está acostumado, como “show bancado”, “percentagem de bilheteria” e etc.

O sistema ainda dá a distancia de um show para todos os outros cadastrados em um raio de 45 dias, então mesmo que o usuário não conheça a cidade, sabe a distância que está dos outros shows que fez naquela região. O sistema fornece ainda dados demográficos da cidade do show de acordo com o censo de 2010, os feriados do município e até mesmo o endereço do sindicato rural. Isso gera uma economia de tempo que o Excel ou outras plataformas não conseguem.”

De um celular ou um laptop com conexão, todos os funcionários do escritório cadastrados têm acesso imediato a todas essas informações citadas por aqui.

O programa é exclusivamente destinado a escritórios artísticos, e não a pessoas físicas como eu ou você. Fica aqui, então, como uma boa curiosidade.

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